Порядок організації, обміну, перерозподілу і розповсюдження документів серед бібліотек України через систему обмінних фондів визначено «Інструкцією про організацію та порядок обміну, перерозподілу і розповсюдження документів серед бібліотек України через систему обмінних фондів» (затверджено Наказом Міністерства культури і мистецтв України 23.03.2005 N 152 /Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z0347-05 ). У відповідності до вищезазначеної Інструкції бібліотека може розробити власну інструкцію про організацію та порядок роботи з обмінним фондом, де буде передбачено технологію відбору і передачі документів з обмінного фонду.
Наприклад: відбір та передача документів з обмінного фонду здійснюється на основі офіційного листа установи-замовника з урахуванням профілю та потреб даної установи, і письмового дозволу засновника бібліотеки; на документи, що передаються з обмінного фонду, складається акт, до якого додається список переданих документів в алфавітному (хронологічному і т.п.) порядку; документи передаються представникові установи-одержувача на підставі офіційного доручення на їхнє отримання. Номер та дата видачі доручення вказуються в акті; один примірник акта й списку передається установі-одержувачу і є приймальним документом; другий - разом із дорученням і списком передається в бухгалтерію бібліотеки, його копія залишається у бібліотеці, що передала документи.
Наприклад: відбір та передача документів з обмінного фонду здійснюється на основі офіційного листа установи-замовника з урахуванням профілю та потреб даної установи, і письмового дозволу засновника бібліотеки; на документи, що передаються з обмінного фонду, складається акт, до якого додається список переданих документів в алфавітному (хронологічному і т.п.) порядку; документи передаються представникові установи-одержувача на підставі офіційного доручення на їхнє отримання. Номер та дата видачі доручення вказуються в акті; один примірник акта й списку передається установі-одержувачу і є приймальним документом; другий - разом із дорученням і списком передається в бухгалтерію бібліотеки, його копія залишається у бібліотеці, що передала документи.
