Інформаційне представництво бібліотеки

В умовах електронного середовища сайт давно вже став не тільки інформаційно-програмним продуктом задля інформування ділових партнерів, професійної спільноти чи читачів, а й інструментом підвищення привабливості бібліотеки та чи не найголовнішим маркетинговим засобом її позиціонування та просування послуг. В свою чергу просування сайту теж вимагає від бібліотеки вживання маркетингових заходів, як однієї з важливих умов підтримки функціонування сайту.

Рис. 1 Умови підтримки сайту

Підтримка сайту окрім технічних та управлінських питань включає інформаційний супровід - інформаційне наповнення (яке, підкреслюю, виконується усіма відділами бібліотеки), актуалізацію даних, виконання електронних послуг тощо. Але дуже важливими для забезпечення життєздатності сайту є система заходів з його просунення. Це не тільки програмні засоби, а й розкрутка сайту за допомогою наочної реклами у бібліотеці, поза її межами та особливо в Інтернеті.

Більшість бібліотек внз представлена в Інтернеті за допомогою різноманітних каналів поширення інформації – це і сайти, і блоги, і сторінки у соціальних мережах тощо. Гарний PR сприяє розвитку співпраці з організаціями, створює хорошу репутацію в очах громади, підвищує цінність бібліотеки для користувачів. А це в свою чергу запорука розвитку бібліотеки, бо активна бібліотека, яка розвивається та має попит серед користувачів, буде завжди мати прихильників, відповідно зменшується ризик звільнення працівників чи зменшення площі бібліотеки. Але поширення інформації через інтернет-медіа як сучасного різновиду PR – це також можливість збільшити цифрові показники у статистичному звіті бібліотеки. На цей час, коли фактичне відвідування та книговидача стрімко зменшується, треба максимально використовувати можливість збільшення користування електронними інформаційними ресурсами бібліотеки.


На цей час бібліотеки внз звітують у зональні об’єднання бібліотек внз III –IV рівнів за наступними показниками роботи з електронними ресурсами:

• Бази даних: кількість БД у тестовому доступі, кількість власних БД.
• Обсяг власних БД: з них у ЕК, кількість введених записів до ЕК за рік, кількість звернень до ЕК, кількість оцифрованих документів за рік.
• Інституційний репозитарій: кількість документів та звернень.
• Наявність сайту.

У бібліотеку ім. В.О. Сухомлинського НАПНУ, як центр мережі освітянських бібліотек МОНУ, бібліотеки внз педагогічного профілю звітують за показниками:

• АБІС.
• Бази даних: загальна кількість, повнотекстових, передплачених, тестових, власних та їх обсяг.
• Електронний каталог: обсяг, кількість введених за рік, кількість звернень.
• Електронна бібліотека: кількість повнотекстових електронних документів, кількість оцифрованих документів за рік, кількість звернень.
• Репозитарій: кількість документів та звернень.
• Сайт: наявність, доступ на сайті до ЕК, ЕБ, Репозитарію, Віртуальної довідки та інш. (наприклад, ЕДД).

Тобто сучасний сайт бібліотеки повинен забезпечити доступ до різноманітних віртуальних сервісів, і збільшення звернень користувачів до цих сервісів – першочергове завдання для бібліотеки, окрім іміджевих завдань. Усі канали, соціальні медіа та мережі, задіяні у висвітленні діяльності бібліотеки, мають, крім вирішення своїх вузьких (інформаційних, комунікативних тощо) завдань, вести користувача до бібліотечного сайту, як головного засобу позиціонування бібліотеки. Треба поєднати їх посиланнями друг на друга, банерами, кнопками швидкого доступу та взаємними анонсами публікацій. Це дозволить привести нових користувачів на сайт та відкриє нові можливості для розповсюдження контенту.

Координацією роботи та регламентуванням відповідальності за функціонування та розвиток представницьких ресурсів бібліотеки повинно займатися інформаційне представництво бібліотеки (далі - ІП). На сьогодні вже треба говорити про комплексну структуру інформаційного представництва бібліотеки у мережі Інтернет, бо майже кожна сучасна бібліотека має розгалужену систему ресурсів з надання інформації про бібліотеку, наприклад:

Рис. 2.Система ресурсів інформаційного представництва

Послідовність створення ІП:

1. Визначення цілей та завдань для ІП у цілому та для окремих груп аудиторії.
2. Визначення аудиторії (групи та и підгрупи).
3. Вибір оптимальних платформ.
4. Створення робочої групи (команди).
5. Складання плану роботи.
6. Створення контенту.
7. Аналітика.

Ціллю створення ІП є оперативне, якісне та вірогідне інформування громадськості щодо діяльності бібліотеки.

Головною аудиторією ІП є викладачі, студенти та аспіранти ВНЗ Деякі ресурси розраховані на бібліотекарів або сторонніх користувачів. Загалом інформація ІП може бути використана будь-яким інтернет-користувачем за наявності можливості підключення до мережі.

Виходячи з характеру груп аудиторії та враховуючи особливості мереж обираються платформи, наприклад, для інформування студентів ліпше за все підходить сторінка в ВКонтакті, а для викладачів - у Фейсбуці.

Інформаційне наповнення блогів, соціальних медіа та мереж визначається як характером аудиторії, так і особливостями ресурсу, тематикою тощо. При цьому найголовніше завдання – не загубити зв’язок контенту з сайтом бібліотеки. У разі налагодженого зв’язку система інформаційного представництва може на 60-70% збільшити кількість читачів сайту.

Рис.3. Взаємозв’язок контенту (фрагмент)

Завдання ІП:

1. Створення єдиного інформаційно-освітнього простору для викладачів, студентів та аспірантів.
2. Збільшення кількості відвідувань сайту та структур бібліотеки.
3. Збільшення кількості наданих користувачам документів.
4. Просування та розширення спектру послуг НБ.
5. Налагодження комунікації з користувачами.
6. Формування у інтернет-користувачів культури обміну у мережевих співтовариствах знанням, даними, документами та досвідом роботи.
7. Підвищення рівня інформаційної культури та створення умов для професійного росту працівників НБ.
8. Формування цілісного позитивного іміджу НБ.

На цей час відомо 4 способи розробки ІП:

1) Аутсорсінг (використання сторонніх спеціалістів);
2) Створення окремого підрозділу бібліотеки;
3) Розподіл ff поміж різними підрозділами і/або окремими співробітниками бібліотеки;
4) Створення у бібліотеці робочої групи з ІП.

Організація роботи робочої групи (далі - РГ) з ІП проводиться наступним чином. Список осіб, які займаються створенням, адмініструванням, інформаційним наповненням та просуванням ресурсів ІП, їх функції, перелік та об’єм обов’язкової інформації затверджується директором НБ.

Управління інтернет-представництвом включає виконання дій по плануванню, організації, мотивації, обліку, контролю та аналізу діяльності. Головні функції членів робочої групи з ІП:

• Стратег займається розробкою структури з ІП та забезпечує функцію довгострокового розвитку. Здійснює контроль над плануванням роботи та наповненням контенту ресурсів.
• Координатор організує зустрічі робочої групи 1 раз на квартал. Консультує працівників щодо підготовки та порядку надання інформації для розміщення на ресурсах ІП.
• Контент-менеджери відповідають за наповнення сайту бібліотеки (розміщення головної, поточної інформації та новин), подання новин на сайт університету, створення сторінки у Wikipedia, за розміщення інформації на ресурсах контент медіа (YouTube, SlideShare, Pinterest).
• Комьюніті-менеджери відповідають за наповнення літературного/професійного блогів, а також за наповнення сторінок у мережах Фейсбук, ВКонтакт.
• Аналітик аналізує роботу за ключовими показниками раз на квартал.

Усі учасники РГ з ІП повинні чітко розуміти свої функціональні обов’язки, види робіт, ступінь відповідальності, повноваження у прийнятті рішень у рамках своєї компетенції та ступінь взаємодії з іншими суб’єктами ІП.

РГ з ІП уповноважена приймати рішення з питань функціонування ІП:

• Розглядає та затверджує дизайн, інформаційну структуру, види контенту;
• Затверджує періодичність та порядок оновлення контенту;
• Приймає рішення про зняття документів та матеріалів;
• Приймає рішення щодо доступу різних категорій користувачів до окремих ресурсів або розділів.

На засідання ради при директорі бібліотеки регулярно виносяться питання розвитку та оцінки ефективності роботи ІП. Показником ефективності роботи РГ з ІП є зріст кількості: реєстрацій на сайті, сторінці або у блозі; відвідувань; перепостів/ ретвитів; лайків; коментарів; заповнених анкет; заповнених заявок; учасників масових заходів; скачувань з сайту; зріст трафіку на сайт. Шляхами вирішення головних проблем у роботі ІП мають стати:

• Посилення координації та контроль роботи ІП;
• Впровадження в роботу бібліотеки сучасних сервісів, особливо інтерактивних (БД, ЕДД, Віртуальна довідка, замовлення, бронювання та подовження літератури, RSS);
• Поліпшення навичок роботи з контентом (написання текстів, критерії відбору інформації);
• Налагодження комунікації з читачами;
• Підтримка присутності бібліотеки в соціальних мережах.

Таким чином, інтернет-представництво бібліотеки – довгостроковий інноваційний проект, задля реалізації якого потрібна взаємодія усіх видів ресурсів: кадрових, матеріально-технічних, фінансових, інформаційних та управлінських. Основою успішної реалізації інноваційного проекту є управлінські рішення щодо вибору політики створення та розвитку ІП, формування організаційних структур та розподіл відповідальності між учасниками РГ. Перелік основних видів робіт у ІП та кількість учасників у ньому, координацію їх роботи та регламентування відповідальності за функціонування та розвиток ресурсів ІП бібліотеки регулює «Положення про інформаційне представництво».

Маркетингові процеси так чи інакше охоплюють діяльність не тільки членів РГ з ІП, але і усіх бібліотекарів. Бібліотекарі створюють послугу, інформацію чи ресурс, а член РГ з ІП на основі результатів цієї роботи, використовуючи публіцистичні навички та технічні можливості каналів створює різні види контенту: анонси, фото звіти масових заходів, огляди літератури, віртуальні виставки, аналітичні або рекламні матеріали і таке інше. А вже розшарювання цієї інформації – завдання для всієї бібліотеки, а не тільки членів РГ, бо тільки 0,1 % контенту може стати вірусним без просунення у соціальних мережах. Тобто рекламу сайту на інших ресурсах в Інтернеті треба розглядати як справу бібліотеки у цілому.

Особливу увагу треба приділяти аналітиці (оцінюванню ефективності роботи): проводити опитування, тестування користувачів задля вивчення їх інформаційної поведінки та попиту, вести та аналізувати статистику. Наступним кроком має стати створення рекомендації для внесення змін у роботу членів ІП задля використання усіх можливостей підвищення кількості посилань на сайт.

Назар'єва С.В. Інформаційне представництво бібліотеки from Lana Nazarieva

Джерела:
1. Астапенко, Е. Положение об информационном представительстве учреждения в сети Интернет // МетодистиК@ [блог] http://new-metodist.blogspot.com/
2. Назар’єва, С.В. Інформаційне представництво бібліотеки // Библио.net [блог] http://biblioobzor.blogspot.com/2014/08/blog-post_4.html
3. Потехина, Ю.В. Управление интернет представительством библиотеки вуза: термины, этапы жизненного цикла, технология выполнения работ, модель организационно- функциональной структуры // Вестник ХГАЭП. – 2012. - №2(59). - С. 73-84.
4. Проблемы библиотечного обслуживания удаленных пользователей и перспективы их учета. – Ростов-на –Дону, 2013. – 48 с.

Назар'єва С.В. Методика організації інформаційного представництва як маркетингового засобу позиціонування бібліотеки в Інтернеті // Науково-дослідна діяльність наукової бібліотеки Маріупольського державного університету : матеріали ІІІ науково-методичного семінару. 26 лютого 2015 р. / ред. А. П. Шакула. – Маріуполь : МДУ, 2015. – С. 45-53 ndd_NB_MDU_2015.pdf