Пресс-релиз в библиотеке

Титова Галина Павловна, заведующая отделом библиотечного развития АОНБ им.Н.А.Добролюбова,

в рамках Курсов методистов провела лекцию

Пресс-релиз в системе PR-технологий современной библиотеки

Одним из наиболее уязвимых с точки зрения освоения и еще недостаточно изученных инструментов ПР-деятельности является пресс-релиз. В профессиональном языке специалистов библиотек этот термин уже достаточно закрепился, но в создании библиотечных пресс-релизов еще много «самодеятельного творчества», не позволяющего достигнуть того результата, который ожидается от их распространения в целевых аудиториях.

Пресс-релиз представляет собой мини-статью, содержащую новости или информацию об организации и ее деятельности, предназначенную для средств массовой информации.

Это информационное сообщение не должно быть небрежным, скучным. Приветствуется живой и лаконичный стиль изложения. Пресс-релиз может содержать: анонс о предстоящем мероприятии, выставке, презентации, новой услуге, освещать знаковые события из жизни библиотеки (юбилей, победа в конкурсе, участие в проекте и пр.) Информационным поводом может быть выход нового (печатного, электронного) издания, новое поступление в фонд (акция «День новой книги»), социальная акция, инициатором которой явилась библиотека. Можно напомнить о себе пресс-релизом о проведении мероприятий в рамках всероссийских и международных акций: День гражданина информационного общества (17 мая), Всемирный день информации (26 ноября), Всемирный день книги и авторского права (23 апреля). Вниманию прессы можно и нужно предоставлять материалы не только позитивного характера, но и проблемные, требующие мнения общественности, внимания со стороны органов власти.

При работе с каналами распространения информации главной задачей библиотеки становится формирование качественного информационного повода. Информационный повод - красная нить пресс-релиза. В классическом понимании, в основе инфоповода лежит информация о некоем значимом событии, анонсирование которого должно привлечь представителей средств массовой информации. Умение грамотно и убедительно моделировать информационный повод – кратчайший путь к публикации.

Здесь важно помнить о следующих требованиях:

• Учитывать периодичность издания. Ежедневное издание возьмется за сюжет, имеющий информационный повод «вчера» или сегодня», а в некоторых случаях «завтра» и в «ближайшее время». Соответственно еженедельник работает в недельном поле: что уже случилось за прошедшие семь дней и что может случиться до очередной встречи с читателем.
• Если ваша информация не нова, не спешите, возможно, получится ее реально обновить, «оживить». Взгляните на ситуацию шире и выясните, какие из ожидаемых событий претендуют на роль информационного повода.
• Хотя внутренние инструкции некоторых СМИ запрещают использование в публикациях таких определений как «уникальный», «не имеющий аналогов», «беспрецедентный», сами журналисты на подпадающие под такие дефиниции события охотно реагируют. И если сказать, что «предоставляемая услуга во многом уникальна» или «не будет преувеличением утверждать, что на сегодняшний день аналогов этого проекта не существует», на ваш пресс-релиз скорее всего обратят внимание.
• Информация о библиотеке имеет больше шансов быть опубликованной, если она как-то связана с направлениями и тенденциями, обозначенными первыми лицами государства и/или региона. Например, участие библиотеки в целевой программе «Электронная Архангельская область», работа Центров общественного доступа к информации, участие в событиях в рамках областного проекта, программы, посвященной развитию брэнда территории и пр.

Пресс-релиз – уникальный способ добиться освещения своей деятельности в тех СМИ, которые можно рассматривать как целевые, но рекламу, в которых библиотека не может себе позволить. Правильно оформленный и содержательный пресс-релиз – действенная реклама библиотеки, ее услуг, ресурсов, мероприятий. Ответственный подход к его разработке позволяет создать эффективное средство продвижения библиотеки, формирования ее положительного имиджа, стимулирования интереса к ней СМИ, тех пользователей, кто еще не осведомлен о ее возможностях. Статьи и репортажи о библиотеке способствуют повышению ее узнаваемости и увеличению количества читателей.

Рассчитывать, что на основе пресс-релиза непременно появится публикация, не следует. Смысл этой работы в другом – стабильный поток сведений позиционирует библиотеку как надежного информационного партнера, способствует налаживанию личных и деловых отношений. Главное здесь – строгая периодичность и непрерывность. Пресс-релиз позволяет распределить информацию библиотеки по выбранному списку СМИ при минимальных затратах с помощью электронной рассылки.

Как написать успешный пресс-релиз

Требования к пресс-релизу библиотеки в целом совпадают с требованиями к пресс-релизу вообще: сохранить конкретность изложения и достичь его привлекательности для читателя. Он должен быть не только точным, актуальным, достоверным, но обязательно содержать что-то полезное для читателя, вызвать у него чувство сопричастности к происходящему событию, показать, чем библиотека полезна лично для потребителя информации и для общества в целом. В каждом пресс-релизе может быть одна или несколько информаций. Насколько возможно, в тексте следует избегать профессиональных терминов, чтобы язык пресс-релиза мог быть понятен и человеку неосведомленному в тонкостях библиотечного дела.

Пишите от третьего лица, не употребляйте «мы, нас, ты, мой, наш», не занимайтесь рекламой (у нас в библиотеке все самое лучшее!), числительные от одного до девяти следует писать прописью, а далее – цифрами. В очень больших числах пользуйтесь словами «миллион», «тысяча». Различные меры, даты, цены и номера домов пишите цифрами. Если предложение начинается с числительного, пишите прописью. Даты следует писать таким образом: 20 февраля 2013 г., а не 20-е февраля 2013 года. Слово «процент» предпочтительнее, чем знак %.

Алгоритм создания пресс-релиза

Предлагается следующая структура и порядок составных частей пресс-релиза:

1. Контактная информация. Полное наименование библиотеки, почтовый адрес, номер телефона/факса администрации библиотеки или пресс-службы, e-mail, адрес сайта (если есть), можно указать адрес страницы библиотеки в социальных сетях.
2. Дата публикации. Дата, когда пресс-релиз отсылается в СМИ, либо желательная дата публикации материала.
3. Заголовок. Название пресс-релиза, которое должно привлечь внимание редактора.
4. Лидер-абзац. Первый абзац текста, который содержит так называемую «завязку» материала, т.е.главную информацию о событии. Наиболее простой и действенный способ правильно составить этот абзац – выдержать последовательность «что, где, когда и почему происходит». Всегда излагайте самую нужную информацию в начале, если редактор ограничен в пространстве газетной площади, ему будет легче готовить материал к печати, а также есть вероятность, что он может его сократить
5. Основной текст. То, что СМИ должны, по мнению автора пресс-релиза, знать о событии библиотеки. Описывая событие, сосредоточьтесь в первую очередь на фактах и обстоятельствах, подтверждающих его общественную значимость. Сообщайте только о конкретных фактах, цифрах, описаниях последствий, изменений, которые бы это событие за собой повлекло или повлечет. Оценки подкрепляйте цитатами из высказываний экспертов. Позиция и намерения руководства той или иной организации – это тоже факты. Перечень главных участников, без которых событие было бы невозможно, включая точные названия организаций, должности, имена, фамилии.
6. Информация об обратной связи. Телефон, e-mail, ФИО контактного лица/ лиц ответственных за проведение мероприятия, либо отдела библиотеки курирующего событие. Дается максимум два-три номера, чтобы не перегружать пресс-релиз. Если у пресс-релиза есть конкретный автор, указать его ФИО и должность.

Оформление пресс-релиза

При оформлении пресс-релиза следует пользоваться приемами для персонализации имиджа библиотеки с помощью цветного логотипа, выделения текста с контактной информацией с помощью вставки, фото библиотеки. Хорошо, если ваш пресс-релиз будет иметь определенный «узнаваемый» вид. В каждом пресс-релизе должно быть оставлено достаточно свободного места для комментариев и справок редактора. Поэтому желательно установить межстрочное расстояние и широкие поля.

На заметку!

Никогда не следует использовать оборотную сторону листа!

Заголовок

Существуют определенные правила оформления заголовка на бумаге – он может быть от одной до трех строк в длину, его лучше набрать крупным шрифтом ли выделить жирным, от лидер-абзаца он отделяется свободным местом (двойным интервалом). Напишите заголовок так, чтобы ваш пресс-релиз выделялся среди других. Чтобы произвести впечатление ваш заголовок должен быть:

Описательным. Большинство журналистов просматривают релизы, только читая заголовки, а затем выбирают те, которые хотели бы посмотреть полностью. Содержательный заголовок показывает редактору, что достаточно лишь прочитать его, чтобы понять, о чем идет речь. Заголовок должен включать название учреждения, выпускающего пресс-релиз.

Кратким. Заголовок не должен быть больше двух строчек (78 знаков).

Советы по написанию заголовка. Избегайте использования первых имен и инициалов. Не используйте заголовки, которые выглядят как навязчивая реклама. Старайтесь избегать дискуссионные, критикующие и осуждающие формулировки. Соблюдайте краткость.

Ваш релиз не должен превышать 1 печатной страницы А4. Если он будет написан в правильном формате, журналист быстрее использует его для публикации.

На заметку!

Сами журналисты, анализируя материалы, поступающие от библиотекарей, дают ряд полезных советов, которые не стоит исключать при написании текста:

• Описывать новость лаконично, отказываясь от чрезмерного употребления терминов и понятий. Вовремя останавливаться, не увлекаться перечислением фактов или обстоятельств, исключить безаппеляционность утверждений, желание поделиться своим мнением. Уметь делать выводы из перечисленных фактов, подводить итоги сказанному. Писать короткими предложениями, их легче читать, не более 20 слов.
• Абзацы должны быть короткими, 3-5 предложений. В первом излагается суть дела, лучше обойтись одним предложением. Абзацы, которые следуют за первым, называются «телом» сообщения. Используйте их для уточнения и подробного рассказа о событиях, которые были упомянуты в первом абзаце. В «теле» сообщения для каждой отдельной детали необходимо использовать отдельный абзац. Группировать материал «сверху вниз» по мере убывания значимости информации.

Можно использовать!

Нужный результат дает тщательно продуманная «легенда» мероприятия (события), она должна содержать указания на его актуальность, приуроченность к какой-либо дате. Необходимо подчеркнуть авторитетность вашего учреждения. Заинтриговать аудиторию можно, рассказав, в какой необычной форме будет проходить мероприятие, кто приглашен, не раскрывая всех деталей. Беспроигрышно действует прием обобщающего комплимента потенциальным участникам и гостям мероприятия. В нем должны упоминаться такие качества, которые могло бы отнести к себе как можно большее число людей. Не каждый назовет себя «поклонником того или иного писателя», но редкий откажет себе в характеристике «умный читатель», «глубокий знаток». Завершить легенду может перечисление бонусов для приглашаемых, например: «участники викторины получат призы; смогут увидеть выступление артистов».

Шрифт

Особое внимание необходимо уделить шрифту пресс-релиза. Выбор лучше остановить на наиболее простых – Arial, Sckool, Times New Roman. Они узнаваемы и легко читаются.

Проверьте текст!

Перед рассылкой очень важно еще раз проверить всю фактическую часть пресс-релиза, чтобы не допустить ошибок в дате, времени или месте проведения события. Если вы использовали какие-нибудь аббревиатуры или сокращения, раскройте при первом упоминании. Фамилии, названные в тексте, сопроводите инициалами. Хорошо, если вы приложите фотографии, иллюстративный материал, только чтобы они были связаны с текстом. Качество фото должно быть высоким и изображение не искусственным и сконструированным, а живым и естественным

На заметку!

Если в пресс-релизе размещен материал организации - партнера, использован пресс-релиз другого учреждения, статья журналиста СМИ, обязательно дайте ссылку на авторство (фото, сайт, издание).

Практическое задание

Подготовьте пресс-релиз о событиях в Вашей библиотеке, используя предложенные основные правила их написания и оформления. Соблюдение правил будет учитываться при оценке задания. Если подготовленный Вами пресс-релиз будет опубликован в СМИ, то пришлите его отсканированный вариант на электронную почту: marketing@aonb.ru

Наберите текст пресс-релиза в текстовом редакторе и сохраните его на Вашем компьютере. Загрузите файл с пресс-релизом на учебный сайт, используя кнопку "Добавить ответ на задание".

Рекомендательный аннотированный тематический список литературы

«Развитие PR-деятельности в библиотеке»

1. Алтухова Г.А. Основы библиотечного имиджа: учебно-методическое пособие / Г.А. Алтухова. – М. : Литера, 2008. – 224 с.: ил. , табл. – (Современная библиотека; вып. 33).

2. Артемьева Т. Рекламный листопад / Т. Артемьева// Библиотека. –2007. – № 1. – С. 42-44.

Акция "Рекламный листопад", проведенная муниципальными библиотеками г. Ижевска накануне Общероссийского дня библиотек.

3. Борисова О.О. Рекламные и выставочные технологии в библиотечно-информационной деятельности: учебно-практическое пособие / О.О. Борисова. – 2–е изд., перераб. и доп. – М.: Литера, 2010. – 152 с. – (Современная библиотека; вып. 70). – Библиогр.: с. 142-146 –Терм. слов. по библ. рекламе: с. 148-149.

4. Булдакова А. Информационный оазис в глубинке / А. Булдакова // Библиотека. – 2008. – № 11. – С. 42-44.

Об использовании средств рекламы в информационно–библиографической работе сельской библиотеки.

5. Бурсина Ю.А. Библиотечный PR: технологии создания системы доверия во внешних партнерских отношениях / Ю.А. Бурсина // Справочник руководителя учреждения культуры. – 2006. – № 6. – С. 58–64.

6. Вакулич Н.Р. Маркетинговые услуги в сфере библиотеки / Н.Р. Вакулич // Библиотека в эпоху перемен.– 2009. – № 1. – С. 92-98.

Роль и значение рекламы в повышении эффективности маркетинговой деятельности в библиотеках.

7. Гайворонская Т. Как стать успешным: инновации в библиотечной практике / Т. Гайворонская // Библиополе. – 2007. – № 8. – С. 17-19.

 Обзор удачных инновационных проектов российских и зарубежных библиотек. Советы по формированию стратегии инновационного развития библиотеки.

8. Голанцева Я.В. PR-деятельность детских библиотек: профессиональный обмен библиотечными достижениями / Я.В. Голанцева// Новая библиотека.– 2006. –№ 7. – С. 6.

Творческая мастерская детских библиотекарей г. Чебоксары, посвященная PR-деятельности: формированию позитивного имиджа библиотек и библиотекарей, рекламе библиотечно-информационных услуг, социальному партнерству.

9. Головко С.И. Библиотечная деятельность: принципы обновления: научно–методическое пособие / С.И. Головко. – Москва: Либерея - Бибинформ, 2008. – 127 с. – (серия "Библиотекарь и время. XXI век": 100 выпусков; № 83). – Библиогр. в конце прил.

10. Дадонова, О.Н. Публичный отчет: построение обратной связи / О.Н. Дадонова // Современная библиотека. – 2011. – № 3. – С. 20-23.

Интервью с заведующей методическим отделом Межрайонной централизованной библиотечной системы им. М.Ю. Лермонтова о технологии подготовки и проведения публичные годовых отчетов.

11. Долгова И.А. Реклама электронных библиотек в читательской среде / И.А. Долгова // Библиотека в эпоху перемен. – 2009. – № 1. – С. 108-112.

Формы обслуживания читателей через интернет. Раскрываются технологии организации рекламы электронных библиотек в Сети. Описываются технология создания новых электронных видов ресурсов – справочных пособий, путеводителей, информационных каталогов.

12. Губанова А.Ю. PR и внешние связи / А.Ю. Губанова, А.С. Чикишева // Современная библиотека. – 2011.– № 2.– С 22-31.

Задачи, принципы, содержание PR – деятельности в детской библиотеке

13. Калинина Е.В. Чтобы быть привлекательной, надо быть современной / Е.В. Калинина // Современная библиотека. – 2010. – № 7. – С.32-39.

Интервью с директором Централизованной библиотечной системы «Гагаринская» Западного административного округа г. Москвы.

14. Козлова Т.В. PR–деятельность учреждения культуры: аналитика и планирование PR–кампании / Т.В. Козлова // Справочник руководителя учреждения культуры. – 2006. – № 12. – С. 50-57.

Составляющие аналитического этапа: оценка ситуации, определение целей, анализ элементов коммуникации и каналов распространения информации; этап планирования PR - кампании.

15. Козлова Т.В. PR–деятельность учреждения культуры: реализация и оценка эффективности PR-кампании / Т.В. Козлова // Справочник руководителя учреждения культуры. – 2007. – № 2. – С. 42-49.

Организация основных мероприятий PR-кампании – презентаций, конференций, круглых столов, приемов и пр.

16. Коровина И.А. Рекламное агентство в библиотеке / И.А. Коровина // Новая библиотека. – 2009. – № 20. – С. 13-14.

О создании литературно–рекламного агентства, сотрудниками которого стали школьники – посетители библиотеки.

17. Котенькова Е.П. Генератор дерзких идей: желание изменить мир/ Е.П. Котенькова // Библиотечное дело. –2009. – № 20. –С. 12-14.

Рекламные мероприятия и библиотечные проекты Нижегородской государственной областной детской библиотеки.

18. Матвеев М.Ю. Имидж библиотек как социокультурный феномен: монография / М.Ю. Матвеев; Рос. нац. б-ка. – Санкт-Петербург: Российская национальная библиотека, 2009. – 442 с.: ил. – Библиогр.: с. 378-439.

19. Махалина Т.А. «Читай это!»: проект на YouTube / Т.А. Махалина // Современная библиотека. –2010. – № 7. – С. 22-23.

Использование интернет–технологий для рекламы мероприятий и новых книг библиотеки.

20. Новейшие тенденции в выставочной деятельности библиотек / сост. Е.М. Ястребова. – Москва: ГПНТБ России, 2006. – 102 с.

21. Орлов В.В. Пресс–релиз в системе библиотечных PR–технологий / В.В. Орлов // Библиотековедение. – 2009. – № 5.– С. 122-125.

Роль, значение, специфика и процессы создания пресс–релиза в системе библиотечных PR–технологий.

22. Осипова И.П. PR–деятельность библиотек: общие проблемы, региональный опыт, перспективы развития / И.П. Осипова // Библиотечное дело – XXI век. – 2007. – № 2. – С. 157-183.

23. Паршукова Г.Б. Социальная отчетность как форма пиар–технологий в библиотеках: лекция для системы повышения квалификации библиотекарей / Г.Б. Паршукова // Библиосфера. – 2006. – № 1. – С. 63-69.

Рассмотрены основные технологии и процедуры социальной отчетности и возможность применения данных инструментов PR в библиотеках.

24. Протопопова Е.Э. Издательская деятельность библиотеки: иллюстрированный справочник специалиста / Е.Э. Протопопова, Е.В. Кузакова. – Москва: Литера, 2009. – 93 с. – (Современная библиотека; вып. 68).

25. Райкова Г.А. Опыт межведомственного взаимодействия в продвижении чтения в библиотеках России / Г.А. Райкова// Библиотечное дело – XXI век. – 2008. – № 1. – С. 215-221.

26. Рейнш А. PR-акции приобщают к прекрасному / А. Рейнш // Библиотека. – 2009. – № 5. – С. 39.

Повышение эффективности деятельности библиотеки при помощи рекламы и проведения PR-акций.

27. Рыщанова У. Имидж и культура руководителя / У. Рыщанова // Библиотека. – 2008. – № 11. –С. 52-54.

Семинар для руководителей областных, городских, районных библиотек г. Костаная.

28. Сиппель, Наталья. Репортажная фотография / Н. Сиппель // Современная библиотека. – 2011.–№ 3.– С. 35.

Идея проведения для молодых библиотекарей занятия «Основы создания репортажной фотографии в библиотеке».

29. Сорокина, Н.В.. PR, маркетинг и другое / Н.В. Сорокина // Современная библиотека. – 2012. – № 6. – С.76-81.

Опыт ЦБС г. Тамбова в продвижении библиотек средствами PR.

30. Суворова В.М. Библиотека: известность, репутация, бренд / В.М. Суворова// Вестник библиотек Москвы.– 2009.– № 1. –С. 6-9.

31. Сукиасян Э.Р. Писать так, чтобы было приятно / Э.Р. Сукиасян //Библиотека.– 2007.– № 2. – С.53–55.

Рекомендации по написанию статей, обзоров, рецензий.

32. Сытина А.Р. Главное – быть на слуху! Мы в едином социокультурном поле /А.Р. Сытина // Библиотечное дело. – 2009. –№ 20. – С. 27-28.

О информационно–рекламной деятельности Нижегородской государственной областной детской библиотеки.

33. Токаренко Е. «Внимание, вы в эфире!» / Е. Токаренко// Библиотека. – 2007. – № 3. – С. 47-49.

О сотрудничестве СМИ и библиотек в деле повышения интереса к книге и чтению.

34. Томашева Е.Н. Реклама детской книги в библиотеке: специфика и формы: мастер-класс / Е.Н. Томашева // Школьная библиотека. – 2010. – № 3 - 4. – С. 113-121.

Мастер–класс на тему: понятие рекламы, основные формы и приемы рекламы книг в детских и юношеских библиотеках.

35. Шевченко И. Интернет–реклама библиотек / И. Шевченко // Вестник библиотек Москвы. – 2009. – № 4. – С. 34-37.

Продвижение библиотечных услуг в сети Интернет.